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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Posteingang und Scanning

Art der Unternehmenskommunikation verbessern

Wird die Art der Unternehmenskommunikation durch die Demographische Veränderung sichtbar?

Mai 13, 2019 – deskOne

Von der Informationsweiterleitung per interner Post, Rohrpost, E-Mail und Messenger. Heute ist in der Wirtschaft wohl nach wie vor allmögliche Systeme immer noch im Einsatz. Natürlich mit unterschiedlichen Ausprägungen.

Aber wie wird sich die Zukunft durch den Einfluss der Digitalisierung verändern? Können Sie sich vorstellen, dass auch noch in 5 oder 10 Jahren immer noch jemand mit einem Postwagen durch die Gänge läuft um Post zu verteilen?

Schon heute ist dieses Bild eher selten anzutreffen. Wie einige Unternehmungen schon heute zeigen, wird selbst E-Mail als Informationsaustausch innerhalb von Unternehmungen in absehbarer Zeit ausgedient haben.

Der Unnötige Weg über E-Mail verhindert eine pragmatische und rasche Interaktion zwischen 2 oder mehreren Mitarbeitern. Im Gegensatz fördert ein Unternehmensmessenger ein dialoggestützter Austausch der einfach, schnell, unkompliziert, mehrere Ansichten, Ideen und Meinungen einbindet.

Automation durch die Posteingang und Scanning Lösung

Positiver Aspekt eines Messengers

Ein weiterer positiver Aspekt eines Messengers ist die Auswirkung auf das Verhalten bei einer Sitzung.

Statt unnötiger Besprechungen, die in jedem Unternehmen viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, können mehrere Personen ein oder mehrere Themen in einem unmittelbaren Dialog behandeln.

Auch Aufgabenzuweisungen können auf diese Weise verteilt, verfolgt und kontrolliert werden.

Wir kennen diese Art der Kommunikation schon länger, insbesondere Skype & Co. zeigen schon lange, wie man damit umgehen kann. Jetzt geht es um den nächsten Schritt, seien Sie dabei.

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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Dokumentenverwaltung

Digitale Transformation in der Unternehmung

Alle wichtigen Informationen und Unterlagen immer dabei haben.

April 16, 2019 – deskOne

Wie kann ein gangbarer Weg für Ihr Unternehmen aussehen, um die digitale Transformation voranzutreiben?

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter vor den bevorstehenden Änderungen. Thematisieren Sie die Digitalisierung aktiv in der Unternehmung. Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern die verbreitete Angst vor der Hilflosigkeit und eines möglichen Job Verlustes. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter mitwirken, wenn es um Prozessanpassungen und Automatisierungen geht.

Zeigen Sie die Ziele der Unternehmensstrategie auf und wie diese Schritt für Schritt implementiert werden soll.

Gehen Sie auf Chancen der Unternehmung, aber auch auf die Chancen der Mitarbeiter ein. Identifizieren Sie Stakeholder, welche die Transformation negativ, aber auch positiv beeinflussen. Nutzen Sie dieses Wissen für einen reibungslosen Veränderungsprozess und optimieren Sie im selben Zug die Wertschöpfungskette.

Coaching und Unterstützung bei der digitalen Transformation
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Aufgaben und Pendenzen Deutsch Digitaler Arbeitsplatz

Unternehmenskennzahlen in einer Unternehmung

Wie wichtig sind die richtigen Unternehmenskennzahlen in einer Unternehmung

März 26, 2019 – deskOne

Jedes Unternehmen produziert eine Vielfalt von unterschiedlichen Daten, die im Grundsatz helfen, das Unternehmen besser zu verstehen.

Nur was soll mit den Angaben geschehen, wenn nicht verstanden wird, was die Daten bedeuten?

Finanzielle Indikatoren sind unter anderem: rückläufige Umsätze, sinkender Cash flow, sinkende Rentabilität, rückläufige Betriebsergebnisse, usw.

Auf der anderen Seite sind ebenso die strategischen und operativen Indikatoren zu berücksichtigen wie: Nachfrageeinbruch, Verlust von Marktanteilen, Absprung von Lieferanten, Projektverzögerungen, höhere Personalfluktuation und Personalabsenzen, usw.

Risiken frühzeitig erkennen und Massnahmen definieren

KPI – Key Performance Indicator / Leistungskennzahl

Auf welche für Leistungskennzahlen soll sich ein Unternehmen heute stützen?

Wahrscheinlich gibt es nicht «die» Antwort, sondern verschiedene Ausprägungen, die branchen- und unternehmensspezifisch berücksichtigt werden müssen. Wenn über KPI’s gesprochen wird, ist zwingend notwendig, dass im Vorfeld über die Art der gewünschten Zahlen, aber auch deren Verwendung gesprochen wird, um businessrelevante Aussagen treffen zu können.

Ziel von Leistungskennzahlen ist schlussendlich, die frühzeitige Identifikation von Unternehmensrisiken um entsprechende Massnahmen als Gegensteuer zielgerichtet einzusetzen.

Finden Sie die richtigen KPI’s für Ihr Unternehmen. Werten Sie diese in sinnvollen Periodika aus. Analysieren Sie Veränderungen – SOLL / IST – und treffen Sie frühzeitige Massnahmen aus Sicht des Risikomanagements.

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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Dokumentenverwaltung

Mobilität – eine Selbstverständlichkeit

Alle wichtigen Informationen und Unterlagen immer dabei haben.

März 19, 2019 – deskOne

Wenn Sie unterwegs sind, wird heut zu Tage erwartet, dass alle Daten mobil zur Verfügung stehen, um sich z.B. auf den nächsten Kundentermin vorzubereiten oder um die Zeit sinnvoll zu nutzen.

Dabei ist es nur bedingt zielführend, wenn Daten offline zur Verfügung stehen, da Veränderungen der Daten durch interne und externe Personen durchaus wahrscheinlich sind. Im Zeitalter der «beinahe» durchgängigen Internet-Verbindung ist die offline Datenhaltung eher hinderlich. Umso mehr können bei live Datenverarbeitung Fehler vermieden und unschöne Situationen ausgeblendet werden.

Was aber viel wichtiger erscheint, ist die Tatsache, dass alle relevanten Daten zu jedem Zeitpunkt auf jedem Gerät aktuell und zuverlässig abrufbar sind. Die Digitalisierung beschleunigt unsere Tätigkeiten und beeinflusst unser Handeln.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die IT uns nicht behindert, sondern in unserem Business begünstigt. Dies startet mit der Evaluation der richtigen IT-Lösungen, die unternehmensweit eingebettet werden sollten. Business-Mobilität ist der heutige Treiber von zielorientierten Lean-Management Strategien. Richten Sie Ihre Mobilitätsanforderungen stets den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen an.

Zugriff auf alle relevanten Daten zu jedem Zeitpunkt

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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Dokumentenverwaltung

Was umfasst die Logistik im Unternehmen

Was umfasst überhaupt die Logistik in Ihrem Unternehmen

März 15, 2019 – deskOne

Die Logistik umfasst viele verschiedene Aufgaben im Gesamtprozess die nicht zu unterschätzen sind.

In der Ausgangslogistik sind dies unter anderem die Entgegennahme und das Etikettieren von fertig produzierten Artikeln sowie die Einlagerung, Verpackung und Vorbereitung für den Versand inkl. aller benötigten Dokumente wie Produktunterlagen, Zollabfertigungen, Transportunterlagen, Genehmigungen und Zertifikate, Zusatzteile wie Ersatzteile, oder bestellter optionaler Produkte.

Versicherungstechnische Fragen die geklärt werden müssen. Die Organisation und die Überwachung des Transportes.

Nicht zu vergessen ist das Reklamationsmanagement während dem Transport oder bei nicht zeitgerechter Ankunft oder bei Transportschäden. Mit ein paar Ausnahmen und ein paar weiteren Positionen kommt nun auch noch die Eingangslogistik hinzu.

Übersicht über alle Themen und Unterlagen

Anforderungskatalog der Logistik

Die Vielfalt der Logistik umfasst einen weitgefächerten Anforderungskatalog die die Mitarbeiter in der Logistik bewältigen müssen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine hervorragende Übersicht über alle Themen und Unterlagen im Blickfeld zu haben um z.B. sehr schnell Auskunft zu geben, die Gewissheit zu haben, dass alle Unterlagen vorhanden und weitergeleitet wurden.

Die Absicherung gegenüber internen aber auch externen Partnern und Kunden.

Der Kostendruck steigt seit Jahren in der Logistik und doch muss heute die Logistik besser denn je organisiert werden um die Bedürfnisse der Kunden optimal einhalten zu können. Das Zusammenspiel der internen und der externen Prozesse muss optimal abgestimmt werden, um die Wertschöpfungskette effektiv und effizient durchzuführen.

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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Posteingang und Scanning

Scanning mit Mehrwert in der Wertschöpfungskette

Scanning mit Mehrwert in der Wertschöpfungskette

März 12, 2019 – deskOne

Schaffen Sie durch die Digitalisierung physischer Dokumente klare Strukturen und optimierte Geschäftsabläufe, die für alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt einen Mehrwert in der Prozesskette darstellen.

Gleichzeitig gewinnen Sie an physischem Raum, den sie besser einsetzen können als für die Stapelung von viel Papier und Ordnern.

Die Transformation von Papier zu Digital ist der grosse nächste Schritt für das papierlose Büro.

Verwenden Sie die Daten dort, wo sie benötigt werden. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie ein ECO System aufbauen durch Integration dieses in der Wertschöpfungskette einen Mehrwert schaffen können.

Der Digitalisierungs- prozess in 3 Phasen

Unsere Unterstützung bei Ihrer Digitalisierung

Viele Unternehmen streben zwar eine Digitalisierung an, schlagen sich aber immer noch mit Bergen von physischem Papier umher. Wir unterstützen Sie in der Transformationsphase Schritt für Schritt.

  • Scanning von allen physischen Dokumenten, Ordnern und Büchern
  • Indexierung der gescannten Unterlagen durch Capture-Software
  • Ablagesystem innerhalb der Unternehmung inkl. PDF/A | OCR
  • Archivierung (Revisionssicher)

Unsere Unterstützung bei Ihrer Digitalisierung

Nebenbei unterstützen wir Sie in der Prozessoptimierung um verschwendungsfrei und effizient Ihre täglichen Arbeiten zu erledigen.

  • Laufende Digitalisierung von eingehenden Unterlagen
  • Posteingang und Zuweisung an bestimmte Personen Gruppen oder Mitarbeiter
  • Abgleich und Kontrolle von eingehenden Rechnungen gegenüber bestätigten Offerten
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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Prozesssteuerung

Klare und einfache Prozesse im Einkauf

Die Wichtigkeit von klaren und einfachen Prozessen im Einkauf

März 7, 2019 – deskOne

Um nachhaltig und effizient den Einkauf zu gestalten, benötigt es klare Vorgaben und Rahmenbedingungen für die gesamte Unternehmung, wenn es um das Thema Beschaffung geht.

Lieferantenmanagement und die Ausarbeitung von Einkaufskonditionen gehören zu den Kernkompetenzen des Einkaufs.

Durch klare und einfache Informatikhilfsmittel und strukturierten Prozessen ist es möglich viel Zeit und Kosten einzusparen.

Wir empfehlen Prozessvorlagen allen Unternehmensbereichen zur Verfügung zu stellen, so dass die dezentrale Erfassungsmöglichkeit ausgebaut und gefördert wird. Und zentral anhand vereinbarten Lieferanten – Rahmenbedingungen die gewünschten Einkäufe in der geforderten Qualität beschafft werden.

Mit strukturierten Prozessen viel Zeit und Kosten sparen

Prozessvorlagen in der Beschaffungskette

Mit Prozessvorlagen zu arbeiten, vereinfacht das gesamte Handling in der Beschaffungskette eines Unternehmens.

Das Management wird besser eingebunden. Bestätigungen können elektronisch signiert werden.

Die Überwachung von Bestellvorgängen kann vom Antragsteller bis zum Management kontrolliert werden und nicht zuletzt ist eine zeitnahe Beschaffung sichergestellt.
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Deutsch Digitaler Arbeitsplatz Dokumentenverwaltung

Übergang in eine strukturierte Ablage

Der Übergang in eine strukturierte Ablage

Februar 27, 2019 – deskOne

Wenn Datei und Ordnerstrukturen in Firmen betrachtet werden, ist die Frage, ob tatsächlich von Strukturen oder eher von fragmentierten Umgebungen die Rede ist.

Die Feststellung ist, dass eine Vielzahl von Unternehmungen mit den bestehenden Umgebungen überfordert sind und nicht wissen, wie die Daten in einem geordneten Übergang in eine strukturierte Ablage überführt werden können.

Verantwortliche in Unternehmen sehen nicht in jedem Fall einen Handlungsbedarf, da oft viele andere Baustellen das Tagesgeschäft überschatten.

IT-Strategie ist insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen oft nicht prioritär. Alle Daten sind aber auf die eine oder andere Art businessrelevant. Daher ist eine zentrale Datenhaltung für ein Unternehmen essentiell!

Medienbrüche
in Ihrem
Unternehmen
vermeiden

Ineffizienzen in Unternehmungen durch Medienbrüche

Vermehrt sind auch Daten betroffen, die nicht finanznah aber trotzdem revisionsrelevant nicht unbeachtet gelassen werden sollten. Ineffizienzen in Unternehmungen entstehen oft durch Medienbrüche und Berechtigungsherausforderungen.

Die Suche von Daten ist ebenfalls öfters ein Problem, welches niemand ansprechen möchte. Bei diesem Thema fängt es bereits mit Corporate Design an, was unter anderem die Vorgaben für Dokumentenbezeichnungen betreffen.

Wie soll ein Dokument gefunden werden, wenn die Suchenden nicht auf die kreativen Bezeichnungen des Erfinders durchblicken? Bei vielen verschiedenen Netzwerkshares und unterschiedlichen Berechtigungsinterpretationen kann die Suche nach einem Dokument sehr schwierig sein.

Volltextsuche ist bei vielen Unternehmen noch immer ein Fremdwort. Die Volltextsuche wird zwar gewünscht aber nicht umgesetzt. Es gibt noch unzählige weitere Gründe warum eine professionelle und strukturierte Datenhaltung unumgänglich ist. Nehmen Sie sich diesem Thema an und lösen Sie die Herausforderungen von morgen bereits heute.

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Adressverwaltung Deutsch Digitaler Arbeitsplatz

Wichtige Schnittstellen der Adressverwaltung

Wichtige Schnittstellen der elektronischen Adressverwaltung

Februar 26, 2019 – deskOne

Eine wirklich gute elektronische Adressverwaltung muss einfach in der Anwendung und in anderen Systeme wie Exchange und ERP Systemen gut integrierbar sein.

Ebenso muss eine Adressverwaltung den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht werden, für Bereiche wie:
CRM, SRM, Kampagnen Management usw.

Die Adressverwaltung ist ein strategisches Hilfsmittel für alle Bereiche einer Unternehmung.

Aus diesem Grund ist eine 360° Übersicht über alle Kunden und Lieferanten, Partner und auch Mitarbeiter mit deren Angaben essentiell.



360° Übersicht
über alle
Kunden

Redundante Daten in einem Unternehmen vermeiden

Nach wie vor gibt es eine Vielzahl von Unternehmungen, die Adressen in mehreren Softwarelösungen «pflegen», wenn von Pflege gesprochen werden kann.

Eine solche Praxis muss eliminiert werden. Sobald redundante Daten in einem Unternehmen geführt werden, führt dies zu unnötigen Fehler, die von Kunden und Lieferanten nicht toleriert werden.

Die Adressdatenhoheit sollte in der Verantwortung einer zentralgehaltenen Abteilung und einer ständigen Kontrolle unterliegen, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen.

Adressaktualisierungen sollen automatisch durch neue erkannte Signaturen vorgeschlagen werden. Per Smartphone App gescannte Visitenkarten sollen automatisch im System hinterlegt werden können. Dies nicht nur für aufwendige Messeapplikationen, sondern im Daily Business und für jedermann einsetzbar.