Dokumenten­verwaltung

Der moderne digitale Arbeitsplatz deskOne, welcher ein elektronisches Arbeiten im papierlosen Büro ermöglicht, unterstützt die homogene Einbindung von Programmen wie z.B. Word, Excel, PowerPoint und Imaging-Lösungen für eine medienbruchfreie Bearbeitung Ihrer Dokumente.

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Dokumente sicher aufbewahren

Strukturiertes Ablegen

Die Dokumente werden zentral verwaltet und Ihnen unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung gestellt. Durch strukturiertes Ablegen finden Sie zu jedem Zeitpunkt in Sekundenschnelle genau das richtige Dokument.

Collaboration

Arbeiten Sie gemeinsam an Ihren Dokumenten. Nutzen Sie die den gemeinsamen Arbeitsplatz und profitieren Sie von zentral verwalteten Informationen und der Nachvollziehbarkeit über die Versionierung.

Datensicherheit

Eine sichere Datenhaltung ist im heutigen digitalen Zeitalter unverzichtbar, da genügt es nicht, die eigene IT in der Freizeit zu betreuen. Wir überlassen die Sicherheit Ihrer Daten nicht dem Zufall. Die Datenhaltung im deskOne ist zu 100% immer in der Schweiz.

Zugriffsschutz

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten bestmöglichst per Zugriffsschutz mit einer einfachen oder mehrfachen Authentifzierung geschützt sind. Lassen Sie es nicht zu, dass Ihre Daten in falsche Hände gelangen.

Dokumente strukturiert ablegen

In der Dokumentenverwaltung werden sämtliche, zu einem Geschäftsfall oder zu einer Adresse gehörende Dokumente geführt. Ein vollständig elektronisches Arbeiten (papierloser Arbeitsplatz) ist durch die homogene Einbindung von z.B. Word, Excel, PowerPoint, Imaging-Lösungen sowie Grafik- und Voice-Anwendungen möglich. Physische Dokumente oder auch Gegenstände können mit der Referenz zum Geschäftsfall sowie dem jeweiligen physischen Aufenthaltsort erfasst, geführt und so auch wieder aufgefunden werden.

Dokumente bearbeiten

Dokumente werden im deskOne erstellt und mit den bereits bekannten Programmen direkt zur Bearbeitung geöffnet.

Anywhere, anytime, anydevice

Wird das Dokument einmal erstellt, steht es Ihnen jederzeit und von praktisch jedem Device zur Verfügung.

Intelligente Suche

Passen Sie die Suche und die Trefferlisten auf Ihre Bedürfnisse an. Nutzen Sie die intelligente und flexible Suche und finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Mit der zusätzlichen Volltextsuche auf Dokumentinhalte gehören die zeitaufwändigen oder gar erfolglosen Suchen der Vergangenheit an. Die Volltextsuche findet für Sie sogar nach Texten in Bildern.

Dokumente mit Vorlagen erstellen

Dokumente können mit einer hinterlegten Vorlage vollautomatisch erstellt werden. Die Metadaten des Dokuments aus dem digitalen Arbeitsplatz können direkt mit vorgesehenen Platzhaltern in das Dokument integriert werden. Sie können im deskOne  ganz nach Ihren eigenen Bedürfnissen Vorlagen aus Word, Excel oder PowerPoint einbinden.

Langzeitarchivierung

Moderner digitaler Arbeitsplatz

Sind Dokumente vorhanden, welche für längere Zeit aufbewahrt werden müssen, können diese mit der elektronischen Archivierungsfunktion vermerkt und archiviert werden. Für die digitale Archivierung, basierend auf dem ISO Referenzmodell OAIS Open Archival Information System (ISO 14721:2012), verfügt deskOne über eine normierte Schnittstelle zur Erzeugung der geforderten SIP-Objekte (Submission Information Package). Unsere Archivierungslösung erfüllt die Anforderungen des schweizerischen Bundesarchivs (BAR).